（１９８８年３月１８日?。ǎ福福┧景l(fā)公字第０６２號） 

各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）、檔案局： 

　　為加強(qiáng)對公證檔案的保管和利用，健全公證機(jī)關(guān)檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，以及公證機(jī)關(guān)辦理公證的實踐，特制定《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》。凡一九八七年以來辦結(jié)的公證事項和一九八七年以前尚未立卷歸檔的公證文書材料，均按這兩個“辦法”的規(guī)定執(zhí)行。對于一九八七年以前已立卷歸檔的公證案卷，可不必重新排列裝訂，但須按《公證檔案管理辦法》的規(guī)定重新劃分保管期限，待超過保管期限后進(jìn)行公證檔案鑒定時再行處理。 

　　現(xiàn)將這兩個辦法及說明發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。 

　　附：《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》 

公證文書立卷歸檔辦法

第一章　總則

　　第一條　公證機(jī)關(guān)的公證文書，是國家的重要專業(yè)文書之一，它所形成的檔案，是公證機(jī)關(guān)進(jìn)行公證證明活動和當(dāng)事人從事民事活動的真實記錄，反映了公證機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行國家法律、法規(guī)和黨的各項方針政策的情況，體現(xiàn)了公證機(jī)關(guān)的基本職能。 

　　第二條　公證機(jī)關(guān)必須嚴(yán)格按照公證文書材料立卷的要求，認(rèn)真做好立卷歸檔工作。公證文書的立卷歸檔由承辦人負(fù)責(zé)，歸檔前由公證事項的主要承辦人負(fù)責(zé)立卷質(zhì)量的檢查。 

　　第三條　公證文書材料分為國內(nèi)民事、涉外民事、國內(nèi)經(jīng)濟(jì)、涉外經(jīng)濟(jì)四類，按年度和一證一卷、一卷一號的原則立卷。同一當(dāng)事人為同一目的而辦的數(shù)項公證，可合并為一卷?？缒甓鹊墓C事項，放在辦結(jié)年立卷。 

　　第四條　公證機(jī)關(guān)用以辦理公證的各種證明材料、談話筆錄、往來公文等，都必須用鋼筆或毛筆書寫、簽發(fā)，字體要求整齊、清晰。 

第二章　材料的收集、整理和排列順序 

　　第五條　公證機(jī)關(guān)受理申請后，公證事項的承辦人即開始收集有關(guān)的各種證明材料，記錄整理談話筆錄、調(diào)查材料等，著手立卷的準(zhǔn)備工作。 

　　第六條　公證事項辦理結(jié)束或終止后，由承辦人檢查、整理該公證事項的全部文書材料，進(jìn)行立卷歸檔工作。要補齊遺漏的證明材料，去掉不必立卷歸檔的材料。 

　　第七條　檔案中內(nèi)容相同的文書材料一般只存一份，重份的材料一律剔除，但有領(lǐng)導(dǎo)同志批示的除外。為備日后查考，可根據(jù)需要將多余的公證書保留一至三份夾在已裝訂好的卷內(nèi)。 

　　第八條　具有下列情況之一的文書材料，不必立卷歸檔： 

　　１．辦理公證之前有關(guān)詢問如何辦理公證的信件、電文、電話記錄、談話筆錄以及復(fù)函等； 

　　２．沒有參考價值的信封； 

　　３．其他公證處委托代查的有關(guān)證明材料的草稿； 

　　４．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿、歷次修改草稿（定稿除外）； 

　　５．不屬于公證業(yè)務(wù)范圍的人民來信等。 

　　第九條　對不能附卷歸檔的實物證據(jù)，可將其照片及證物的名稱、數(shù)量、重量、規(guī)格、特征、保管處所、質(zhì)量檢查證明等記載或留存附卷后，分別保管。 

　　第十條　公證案卷的排列順序應(yīng)為： 

　?。保碜诜饷妫?nbsp;

　?。玻韮?nèi)目錄； 

　?。常C書正文； 

　?。矗C書簽發(fā)稿； 

　　５．公證書譯文； 

　　６．公證申請表； 

　　７．當(dāng)事人的身份證明； 

　　８．當(dāng)事人提供的有關(guān)證明材料； 

　?。梗?dāng)事人申請證明的文書材料原件，如遺囑、合同、委托書等； 

　?。保埃哟?dāng)事人的談話筆錄； 

　　１１．公證處審查、調(diào)查所取得的證明材料； 

　　１２．其他有關(guān)材料； 

　?。保常C員承辦公證事項的報批表； 

　　１４．公證書發(fā)送回證； 

　?。保担C費收據(jù)或減免收費的申請與領(lǐng)導(dǎo)審批意見； 

　?。保叮畟淇急?； 

　　１７．附件袋； 

　?。保福淼?。 

　　第十一條　終止公證事項的案卷，應(yīng)按照公證活動的時間先后順序排列。公證人員對終止公證事項原因的記錄，或當(dāng)事人申請撤回的書面材料，排在全部文書材料之后。 

第三章　立卷編目和裝訂 

　　第十二條　公證書材料一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編碼，頁碼位置正面在右上角，背面在左上角。 

　　第十三條　按卷內(nèi)公證文書材料排列順序逐項登記好卷內(nèi)目錄，要求將每件文書材料的題名、承辦人姓名、年月日填寫清楚，并標(biāo)明起止頁號。不能隨意更改和簡化文書材料的題名，沒有題名的應(yīng)擬寫題名。 

　　第十四條　有關(guān)卷內(nèi)文書材料的說明，應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)，并填寫立卷人、檢查人姓名和立卷時間。 

　　第十五條　卷宗封面所列項目要用鋼筆或毛筆逐項填寫清楚，案卷題名要簡明、確切地反映卷內(nèi)文書材料內(nèi)容，其中辦結(jié)日期為出具公證書的日期。 

　　第十六條　公證檔案裝訂前要進(jìn)一步整理。對破損的材料要修補或復(fù)制，復(fù)制件放在原件后面。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙張加襯邊。紙面過大的材料，要按卷宗大小折疊整齊。對字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。需附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉。材料上的金屬物要全部剔除干凈。 

　　第十七條　卷宗一律使用棉線繩，三眼或五眼訂牢。線繩要打成活結(jié)，在活結(jié)處貼上公證處封簽，并在騎縫線上加蓋立卷人名章。 

第四章　歸檔

　　第十八條　公證文書材料應(yīng)在辦結(jié)后三個月內(nèi)整理歸檔，并由公證事項的承辦人根據(jù)《公證檔案管理辦法》的規(guī)定提出保管期限的意見，向檔案室移交，辦理移交手續(xù)。 

　　涉及國家機(jī)密和個人隱私的公證事項均列為密卷，在歸檔時應(yīng)在檔案右上角加蓋密卷章。 

　　第十九條　檔案管理人員要對移交的檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，凡不符合立卷規(guī)定要求的，一律退還給立卷人，重新整理。 

　　第二十條　隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，應(yīng)在每盤磁帶上注明當(dāng)事人的姓名、內(nèi)容、檔案編號、錄制人、錄制時間等逐盤登記造冊歸檔。 

第五章　附則 

　　第二十一條　各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）可根據(jù)本?。▍^(qū)、市）的情況，制定補充辦法。 

公證檔案管理辦法 

第一章　總則 

　　第一條　為加強(qiáng)公證檔案的科學(xué)管理，統(tǒng)一公證檔案管理工作制度，根據(jù)國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》以及公證機(jī)關(guān)的實際情況，制定本辦法。 

　　第二條　公證檔案是公證機(jī)關(guān)證明活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分，具有重要的查考利用價值。保管、整理好公證檔案是公證機(jī)關(guān)的重要任務(wù)。 

　　第三條　公證檔案必須由公證處集中統(tǒng)一管理，并由專人負(fù)責(zé)。 

第二章　管理體制和人員配備 

　　第四條　公證處應(yīng)當(dāng)配備專職或兼職檔案管理人員，根據(jù)條件逐步設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)。 

　　第五條　公證處的檔案工作受同級和上級司法行政機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)指導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受同級地方檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。 

　　第六條　公證檔案管理人員應(yīng)由堅持四項基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針、政策，忠于職守、嚴(yán)守法紀(jì)、熱愛公證檔案工作，具有高中以上文化程度和一定專業(yè)知識的人員擔(dān)任。公證檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定。 

　　第七條　公證檔案管理人員的任務(wù)是： 

　?。ㄒ唬┦占⒄?、保管和統(tǒng)計本處的檔案，做好檔案的接收、移交和登記， 

　　并開展檔案利用工作； 

　?。ǘ┲笇?dǎo)、督促和檢查公證人員對公證文書材料立卷歸檔； 

　?。ㄈ┻M(jìn)行檔案鑒定； 

　?。ㄋ模┙邮芩痉ㄐ姓C(jī)關(guān)和地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查， 

　　定期匯報檔案工作情況； 

　?。ㄎ澹┦占c公證業(yè)務(wù)有關(guān)的資料； 

　?。┩瓿深I(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)檔案工作的其他任務(wù)。 

第三章　檔案的接收和整理 

　　第八條　接收檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照《公證文書立卷歸檔辦法》的要求，檢查案卷質(zhì)量，對符合要求的予以接收，并辦理檔案移交手續(xù)。 

　　第九條　對接收的公證檔案，按國內(nèi)的民事、涉外民事、國內(nèi)經(jīng)濟(jì)、涉外經(jīng)濟(jì)的類別和年度、保管期限等編寫歸檔順序號、填寫檢索卡片、檔案目錄登記簿、檔案收進(jìn)登記簿。以密卷保存的檔案，應(yīng)單獨編號歸檔。 

　　第十條　在編號、登記后的檔案封面的左上角應(yīng)蓋上“歸檔”章，以區(qū)別未編號、登記歸檔的案卷，并按類別、年度、保管期限放進(jìn)專門的檔案柜保管。 

第四章　檔案的借調(diào)與查閱 

　　第十一條　公證機(jī)關(guān)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，建設(shè)公證檔案借閱制度和檔案借閱登記簿。借閱檔案必須履行一定的批準(zhǔn)和登記手續(xù)，并限定借閱期限。在限期內(nèi)因特殊情況不能按期歸還的，應(yīng)辦理延期手續(xù)。 

　　第十二條　本公證處的公證人員因工作需要，履行借閱登記手續(xù)后，可以借閱公證檔案。 

　　第十三條　同級或上級司法行政機(jī)關(guān)的公證管理部門因工作需要借閱公證檔案的，應(yīng)履行借閱登記手續(xù)。 

　　第十四條　人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機(jī)關(guān)因工作需要，要求查閱有關(guān)檔案的，應(yīng)出具正式查卷函件，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。因特殊情況必須借出的，應(yīng)經(jīng)同級司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。借出時要交點清楚，辦理正式借據(jù)，并限期歸還。 借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或人員使用。 

　　第十五條　除人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機(jī)關(guān)外，其他單位和個人一般不得借調(diào)和查閱公證檔案。因特殊情況必須查閱的，須由公證處報經(jīng)同級司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。 

　　第十六條　律師因訴訟代理的需要，向公證機(jī)關(guān)提交律師的身份證明、律師事務(wù)所的查卷證明，及當(dāng)事人同意律師查閱本人的公證檔案的證明，經(jīng)公證處主任或副主任批準(zhǔn)后，可查閱當(dāng)事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的與當(dāng)事人談話筆錄。 

　　第十七條　凡涉及國家機(jī)密和個人隱私的公證密卷檔案，以及當(dāng)事人要求保密的公證檔案，一般不得借調(diào)和查閱。特殊情況必須查閱的，須經(jīng)當(dāng)事人同意后，由公證處報同級司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。 

　　第十八條　凡經(jīng)批準(zhǔn)允許查閱的公證檔案，可以摘抄或復(fù)印所查閱的內(nèi)容。 

　　第十九條　對查閱或借出的公證檔案，要及時催還。還回時如發(fā)現(xiàn)案卷被拆，文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況，應(yīng)立即向本處領(lǐng)導(dǎo)匯報并及時追查。 

　　第二十條　檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，保守國家機(jī)密和當(dāng)事人的秘密。不得超越制度向任何人提供檔案或擴(kuò)大利用范圍；不得向他人泄露檔案的內(nèi)容。 

第五章　檔案的保管期限 

　　第二十一條　公證檔案的保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。 

　　凡屬于需要長遠(yuǎn)查考、利用的公證檔案，列為永久保管。 

　　凡屬于在相當(dāng)長時期內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為長期保管，保管期限為六十年。 

　　凡屬于在較短的時間內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為短期保管，保管期限為二十年。 

　　第二十二條　公證檔案的保管期限，從公證事項辦結(jié)或終止后的下一年起算。 

　　第二十三條　下列公證檔案，列為永久保管： 

　?。保震B(yǎng)證明； 

　?。玻獬震B(yǎng)證明； 

　?。常錾C明、死亡證明； 

　?。矗Y(jié)婚證明、離婚證明； 

　?。担H屬關(guān)系證明； 

　　６．繼承權(quán)證明； 

　　７．有關(guān)財產(chǎn)轉(zhuǎn)移方面的聲明書證明； 

　?。福浥c證明； 

　?。梗课葙I賣證明； 

　?。保埃霎a(chǎn)證明、產(chǎn)權(quán)證明； 

　?。保保z囑證明； 

　?。保玻畬W(xué)歷證明； 

　　１３．提存證明； 

　?。保矗厥褂脵?quán)證明； 

　　１５．商標(biāo)注冊證明； 

　?。保叮菊鲁套C明； 

　?。保罚婕暗讲粍赢a(chǎn)的證據(jù)保全證明。 

　　第二十四條　下列公證檔案，列為長期保管： 

　　１．受過或未受刑事處分證明； 

　?。玻毞Q證明； 

　?。常畤C明； 

　　４．營業(yè)證書證明； 

　　５．抵押、擔(dān)保證明； 

　?。叮袠?biāo)投標(biāo)證明； 

　?。罚?lián)營協(xié)議證明； 

　?。福型夂腺Y、外資企業(yè)的合同證明； 

　?。梗暾垖＠挠嘘P(guān)證明； 

　?。保埃畡趧?wù)合同證明； 

　?。保保妩c遺產(chǎn)證明； 

　　１２．證據(jù)保全證明； 

　　１３．房屋租賃證明； 

　　１４．涉及到不動產(chǎn)的副本、節(jié)本、譯本、影印本與原本相符證明； 

　?。保担男衅谠谑暌陨系霓r(nóng)林牧副漁各業(yè)承包合同證明； 

　?。保叮男衅谠谑暌陨系钠渌贤C明； 

　?。保罚糜谠V訟的有關(guān)證明。 

　　第二十五條　下列公證檔案，列為短期保管： 

　　１．生存證明、健康證明； 

　?。玻ň幼C明； 

　?。常椿樽C明、無配偶證明； 

　?。矗袝⑽螘C明； 

　?。担馊藛T勞動保險證明； 

　?。叮北?、節(jié)本、譯本、影印本與原本相符證明； 

　?。罚F(xiàn)場監(jiān)督證明； 

　?。福唐烦煞肿C明； 

　?。梗夹g(shù)標(biāo)準(zhǔn)證明； 

　　１０．企業(yè)承包、租賃證明； 

　?。保保a(chǎn)經(jīng)營責(zé)任制證明； 

　?。保玻畧?zhí)行許可證明； 

　?。保常９苓z囑或其他文件證明； 

　?。保矗男衅谠谑迥暌韵碌霓r(nóng)林牧副漁各業(yè)承包合同證明； 

　?。保担渌男衅谠谑迥暌韵碌暮贤C明。 

　　第二十六條　凡終止的公證事項所形成的檔案，列為短期保管。 

　　第二十七條　公證處復(fù)查公證事項所形成的文書材料，應(yīng)與原公證檔案合并保管；由司法行政機(jī)關(guān)復(fù)查的，應(yīng)將其復(fù)查結(jié)論存入原公證檔案內(nèi)，其保管期限均與原公證檔案相同。復(fù)查后作出撤銷公證書決定的，其公證檔案與復(fù)查材料或撤銷公證書的決定和通知合并重新列為短期保管，其保管期限從原公證檔案保管期限的起算時間開始計算。 

　　第二十八條　公證處總登記簿冊列為永久保管。 

　　第二十九條　對于未規(guī)定保管期限的公證檔案，須由公證處比照上列檔案保管期限的規(guī)定提出保管期限的意見，并報上級司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后執(zhí)行。 

第六章　檔案的鑒定和銷毀 

　　第三十條　對于超過保管期限的檔案應(yīng)定期進(jìn)行鑒定，鑒定工作由公證處主任、檔案管理人員和公證員組成鑒定小組共同進(jìn)行。 

　　第三十一條　經(jīng)鑒定，對仍有保存價值的案卷，應(yīng)采取提高保管期限檔次的辦法延長保管期限。對確無保存價值的檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊，連同銷毀報告一并報同級司法行政機(jī)關(guān)，經(jīng)書面批準(zhǔn)后予以銷毀。 

　　第三十二條　被批準(zhǔn)銷毀的公證檔案，應(yīng)將公證書留下一份，按年度、類別整理立卷，并同銷毀報告的批件、檔案銷毀清冊一起，劃為永久保管?！　　　?nbsp;

　　第三十三條　為防止遺失和泄密，銷毀檔案應(yīng)由兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字。 

第七章　檔案的統(tǒng)計和移交 

　　第三十四條　公證處應(yīng)建立公證檔案的統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并按規(guī)定向有關(guān)上級機(jī)關(guān)和檔案行政管理部門報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。 

　　第三十五條　直轄市公證處列為永久保管的公證檔案，在本處保存二十年；其他公證處列為永久、長期保管的公證檔案，在本處保存十年，保存期滿后，連同案卷目錄（一式三份）和有關(guān)檢索工具、參考資料，一并向同級地方檔案館移交。對移交的檔案，一律填寫檔案移出登記簿。 

　　第三十六條　公證處設(shè)置變更時，應(yīng)對公證檔案進(jìn)行清理，并按下列辦法處理： 

　?。ㄒ唬┏蜂N的公證處的檔案，應(yīng)向同級地方檔案館移交或由同級或上級司法行政機(jī)關(guān)代管； 

　?。ǘ┮粋€公證處劃分為幾個公證處的，其公證檔案由一個公證處代管或向同級地方檔案館移交； 

　?。ㄈ讉€公證處合并為一個公證處的，各個公證處的檔案應(yīng)移交給合并后的公證處，或分別向同級地方檔案館移交； 

　?。ㄋ模┕C處撤銷或合并時，沒有辦理完畢的公證事項，可移交給新的公證處繼續(xù)辦理，并作為新的公證處的檔案加以保存； 

　　（五）一個公證處的部分業(yè)務(wù)劃給另一個公證處的，其檔案不得移交。接受業(yè)務(wù)的公證處因工作需要，可以借閱或復(fù)制。 

第八章　檔案的保管和防護(hù) 

　　第三十七條　公證檔案應(yīng)堅實、防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防污染，室內(nèi)要保持清潔、整齊、通風(fēng)。要購置必要的檔案柜、消防器材、去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)等設(shè)備，并逐步采用先進(jìn)技術(shù)，提高檔案的管理水平。 

　　第三十八條　檔案室要專用，不得存放與檔案無關(guān)的物品。嚴(yán)禁在檔案室周圍存放易燃物。 

　　第三十九條　隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶等聲像檔案，應(yīng)單獨存放保管，防止磁化，并根據(jù)保管期限定期復(fù)制。 

　　第四十條　檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，對于破損、蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時采取防治措施，并進(jìn)行修補和復(fù)制。發(fā)現(xiàn)案卷丟失的，應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并積極查找。 

　　第四十一條　檔案人員調(diào)動工作的，應(yīng)在離職前做檔案移交工作，辦理交接手續(xù)。 

第九章　附則 

　　第四十二條　各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）可根據(jù)本省（區(qū)、市）的情況，制定補充辦法。